Elementos básicos de Access 2010
Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access 2010 para saber diferenciar entre cada uno de ellos.
Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven.
Arrancar y cerrar Access 2010
Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2010
- Desde el botón Inicio
- Desde el icono de Access 2010 del escritorio
Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
- Hacer clic en el botón cerrar
- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
- Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el botón Salir
La pantalla inicial
La barra de Título
La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momentoactual.
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar/restaurar y cerrar
La barra de Acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar o DeshacerEsta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Veremos cómo más adelante.
La Cinta de opciones
La pestaña Archivo
La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de
pestañas, no despliega una ficha típica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento,
sino que despliega un menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones
anteriores se encontraban en el botón Office.
Comandos inmediatos: Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opción
Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar la aplicación. También puede que algunas opciones
muestren un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.
Opción que muestra más información.
La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la
aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.
La ayuda
- Hacer clic en el botón de Ayuda , en la zona derecha de la Cinta de opciones.
- Pulsar la tecla F1 del teclado. El programa también ofrece otras opciones interesantes, para elllo: Curso Access 2010 - Alfredo Rico – RicoSoft 2011 8
- Pulsar Ayuda en la pestaña Archivo. En este apartado además encontrarás enlaces a las webs de Microsoft que te facilitarán información sobre las novedades de esta versión en concreto, ayuda técnica o actualizaciones del programa.
Crear una base de datos
Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opción Base de datos en
blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una
base existente o de una plantilla.
blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una
base existente o de una plantilla.
Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás un panel con una vista previa y las opciones
necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva base de datos. Ésto es así porque, al
contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a
trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista.
Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic en la pequeña
carpeta que hay junto a la caja de texto.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.
El Panel de navegación
Diferentes vistas del Panel
Haciendo clic sobre la cabecera del panel se desplegará un menú que
podemos utilizar para cambiar la forma en que visualizamos los objetos.
ocultar un objeto en concreto
Opciones de navegación: Configurando el panel
Se abrirá una ventana como la siguiente:
Cerrar la base de datos
Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
- En la pestaña Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos .
- O bien cerrar Access. Obviamente la base también se cerrará.
Abrir una base de datos
Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:
Desde la pestaña Archivo > Abrir
Desde las teclas rápidas CTRL+A o ALT+A.
En ambos métodos se abrirá el cuadro de diálogo Abrir para que selecciones el archivo que quieres abrir:
Crear una tabla de datos
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el grupo Tablas podremos
seleccionar estas opciones:
Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra de estado inferior.
También en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botón Ver > Vista Diseño, en la pestaña Campos
de las Herramientas de tabla.
Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:
La clave principal
Guardar una tabla
Para guardar una tabla, podemos:
Ir a la pestaña Archivo y elegir la opción Guardar.
O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.
Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Cerrar una tabla
Podemos cerrar una tabla de varias formas:
Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el menú emergente.
Hacer clic con el botón central del ratón sobre la pestaña con el nombre de la tabla. En algunos ratones el
botón central es la propia ruedecita que nos ayuda a desplazarnos hacia arriba y hacia abajo.
O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la pestaña
Modificar el diseño de una tabla en Vista Diseño
Modificar el diseño de una tabla en Vista Hoja de Datos
La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el siguiente:
A la derecha de las columnas que hayamos creado veremos una columna llamada Agregar nuevo campo.
Introducir y modificar datos en una tabla
Desplazarse dentro de una tabla
Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:
La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual en que estamos situados, del total. En este caso
estamos en el registro 2 de un total de 3.
Buscar y reemplazar datos
Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para
poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar de Access 2010.
sustituir un valor por otro
- Propiedades de los campos
- Tamaño del campo
- Formato del campo
- Lugares decimales
- Máscara de entrada
- Título
- Valor predeterminado
- Regla de validación
- Texto de validación
- Requerido
- Permitir longitud cero
- Indexado
Las relaciones
Crear la primera relación
Para crear relaciones en Access 2010 deberemos:
- Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.
- O bien, desde el botón de Archivo > Información.
En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás este botón en:
- La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseño.
- La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de datos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué tablas queremos relacionar.
Para crear la relación:
1. Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso código paciente de la tabla Pacientes).
2. Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo codigo paciente de la
tabla secundaria (Ingresos).
3. Soltar el botón del ratón.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguiente:
Añadir tablas a la ventana Relaciones
Quitar tablas de la ventana Relaciones
Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
- Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña
- Herramientas de base de datos Después podemos elegir entre:
- hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá, o bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón Ocultar tabla en la pestaña Diseño.
Modificar relaciones
Para modificar relaciones ya creadas:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
- hacer clic con el botón derecho sobre la línea que representa la relación a modificar y elegir la opción Modificar relación... del menú contextual que aparecerá,
- o bien, hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón Modificar relaciones que encontrarás en la pestaña Diseño de la banda de opciones.
- Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.
- Realizar los cambios deseados.
- Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Eliminar relaciones
Limpiar la ventana relaciones
Mostrar relaciones directas
Esta opción nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla
determinada para ello:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
- hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Mostrar directas del menú contextual queaparecerá,
- o bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón Mostrar relaciones directas en la pestaña Diseño.
Aparecerán todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones.
Las consultas
Tipos de consultas
- Consultas de selección
- Consultas de acción
- Consultas específicas de SQL.
Crear una consulta
Asistente para consultas
Diseño de consulta
La Vista Diseño
- Añadir campos
- Definir campos calculados
- Encabezados de columna
- Cambiar el orden de los campos
- Guardar la consulta
- Ejecutar la consulta
- Modificar el diseño de una consulta
- Ordenar las filas
- Seleccionar filas
Consultas con parámetros
Combinar tablas
La composición externa
Las consultas de resumen
Definición
- Las funciones de agregado
- Agrupar registros
- Incluir expresiones
Las consultas de referencias cruzadas
Introducción
El asistente para consultas de referencias cruzadas
La Vista Diseño
- Las consultas de acción
- Consultas de creación de tabla
- Consultas de actualización
- Consulta de datos anexados
- Consulta de eliminación
Los formularios
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o
consulta.
En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de registros y cambiar su
diseño.
- Crear formularios
El asistente para formularios
Editar datos de un formulario
La Vista Diseño de formulario
La pestaña Diseño de formulario
- Temas
El grupo Controles
- Subformularios
- Trabajar con controles
- Organizar y ajustar controles
Los informes
- Introducción
- Crear un informe
- El asistente para informes
La vista diseño de informe
La pestaña Diseño de informe
El grupo Controles
Agrupar y ordenar
Imprimir un informe
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access.
Imprimir directamente
1. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Navegación para seleccionarlo.
2. Despliega la pestaña Archivo y pulsa Imprimir. A la derecha aparecerán más opciones, escoger Impresión
Rápida.
Si es la primera vez que imprimes el informe, no es conveniente que utilices esta opción. Sería recomendable
ejecutar las opciones Imprimir y Vista preliminar, para asegurarnos de que el aspecto del informe es el esperado
y que se va a imprimir por la impresora y con la configuración adecuadas.
Abrir el cuadro de diálogo Imprimir
1. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
2. Despliega la pestaña Archivo y pulsa Imprimir. A la derecha aparecerán más opciones, escoger Imprimir.
3. Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar algunos parámetros de impresión como te
explicaremos a continuación:
La ventana Vista preliminar
Los controles de formulario e informe
Propiedades generales de los controles
- Etiquetas y Cuadros de Texto
- Cuadro combinado y Cuadro de lista
grupo de opciones
El Grupo de opciones permite agrupar controles de opción por Botones de opción, Casillas de verificación o Botones de alternar.
Control de Pestaña
Cuando tenemos una gran cantidad de información que presentar, se suele organizar esa información en varias
pestañas para no recargar demasiado las pantallas. Para ello utilizaremos el control Pestaña
Cuando termines sólo tendrás que cambiar de página haciendo clic sobre su título y rellenarla del mismo modo
Imágenes
El control Imagen permite mostrar imágenes en un formulario o informe de Access. Para utilizarlo sólo tendrás que seleccionarlo y hacer clic donde quieras situarlo. Se abrirá un cuadro de diálogo donde tendrás que seleccionar la imagen.
Al Aceptar, verás que aparece enmarcada en el cuadro del control y ya podremos acceder a sus propiedades.
Veámoslas:
Imagen indicará la ruta de la imagen en nuestro disco duro.
Modo de cambiar el tamaño: En esta propiedad podremos escoger entre tres opciones, Recortar, Extender y Zoom.
Datos adjuntos y Marcos de objetos
El Botón
teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botón nos aparece una cuadro de diálogo. Veremos
paso a paso cómo deberemos seguirlo para conseguir nuestro objetivo.
En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se pulse el botón. Como
puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupadas en Categorías.
Controles ActiveX
Access también nos ofrece la posibilidad de añadir un sinfín de controles que podrás encontrar haciendo clic en
el botón Controles ActiveX en la pestaña Diseño.
Las macros
Introducción
Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar
formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc.
Crear una Macro
Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic el botón Macro de la pestaña Crear y se abrirá
la ventana con la nueva macro, así como sus correspondientes Herramientas de macros, englobadas en la
pestaña Diseño.
Ejecutar una macro
En la vista diseño de formulario, seleccionamos un control o el propio formulario.
Luego abrimos la Hoja de propiedades, si no está ya abierta, y nos situamos en la pestaña Eventos.
El flujo del programa
Como cualquier programa, una macro tiene un flujo que determina cómo se van a ejecutar las diferentes
acciones que contiene.
AutoKeys o atajos de teclado
- En la imagen vemos cuatro submacros que nos permitirán que:
- - Al pulsar F2 se abra la tabla de alumnos.
- - Al pulsar F3 se abra la tabla de cursos.
- - Al pulsar CTRL+F2 se abra el formulario de alumnos.
- - Al pulsar CTRL+F3 se abra el formulario de cursos.
depuración de errores
En él podrás ver:
- el Nombre de la macro que se está ejecutando,
- la condición, si es que tiene alguna definida, junto con su estado actual (verdadero o falso),
- y el Nombre de la acción que se va a ejecutar, junto con sus Argumentos.
Personalizar la barra de acceso rápido
Para personalizar la barra de acceso rápido, haz clic en la flecha desplegable de la derecha o utiliza el menú
contextual. Aparecerán los comandos más frecuentes para elegir.
Personalizar el panel de navegación
Personalizar un entorno para los usuarios de la base
Formas de visualizar formularios e informes
Panel de control
Para crearlo, debemos pulsar el botón Administrador del panel de control de la pestaña Herramientas de
base de datos. Si no lo encuentras deberás personalizar la cinta para que se muestre.
Pulsa Sí para continuar.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo
Cifrar con contraseña
Analizar Tablas
Analizar Rendimiento
El Documentador
Compactar y Reparar
Copia de seguridad
Guardar la base en otros formatos
Para acceder a ella selecciona Compartir en la pestaña Archivo, luego en Guardar base de datos como haz
clic en Base de datos de Access 2002-2003 o bien en Base de datos de Access 2000. De esta forma, guardarás
la base en formato .mdb
Generar base no modificable
Si diseñas una base de datos para que sea utilizada por terceros, otra de las herramientas muy útiles que podrás
utilizar en Access 2010 es la de Crear ACCDE .
Para crear un archivo ACCDE selecciona Compartir en la pestaña Archivo, luego en Guardar base de datos
como haz clic en Crear ACCDE.
Configuración del cliente
Importar datos
Exportar Datos
Exportar a Word y Excel
El Administrador de tablas vinculadas
Trabajar con dos programas a la vez
Conceptos básicos de Access 2010
Base de datos
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto
de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Tablas de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene
información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.
